日々の仕事をする中でレスポンスが遅い担当者と仕事した経験はありますか？

・質問しても、担当者不在で回答聞けかった
・折り返しの電話がいつになっても来ない
・休みの日に連絡したことでグチグチ文句言ったり
・保証会社の審査結果が社内で情報共有されてなかったり

一見すると担当者に落ち度があるように感じますが、実は社内の情報共有方法に問題があるんです。

先日、家賃保証会社の審査を申し込みから2日経過しても回答が無かったので問い合わせたところ、
「審査結果は担当者しか分かりません。」と受付に言われました。審査結果は保証会社からFAXで通知されますので、受付でも調べれば分かる話です。つまり、自分の仕事を増やしたくないが為に全て担当者に仕事を押し付けてるんですよ。こんな受付はとっととAIに置き換わって欲しいです。チャット形式のbotの方が優秀です。

結局、審査結果を調べる為に複数回電話する羽目になりました。

電話しても担当者が不在なら即答してもらえないし、折り返しの電話が取れない場合もあるし、電話のやり取りはとても非効率です。

固定電話が無い会社を不審がるこの風潮もそろそろ終わっていいと思う。今やLINEやメッセンジャー、SMSで事足ります。

 

電話する前にSMSで要件を伝えよう

質問から回答まで多大な時間を要すので、電話前に質問事項をSMSで送りましょう。

担当者の携帯番号が分からない場合、受付に緊急である旨を伝え、質問事項を言付けしてもらいましょう。

上記の方法でも改善しない場合は、ひたすら待ちましょう。忍耐です。

 

実際に会って話してみよう

実際会ってみて話してみると対応がガラリと変わることがあります。

適当な口実をつけて実際にお会いしてみましょう。

 

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